レンタルオフィスを法人登記して利用する場合、来客対応が可能であるかどうかも注視したいポイントです。
オフィスの信頼度を高めるためにも、来客対応のあるオフィスを選ぶのがおすすめ。
そこで今回は、レンタルオフィスの来客対応についてと、選ぶ際のポイントなども紹介していきましょう。
これからレンタルオフィスを利用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
レンタルオフィスでの来客対応
レンタルオフィスでの来客対応はオフィスによってサービス内容が異なります。
たとえば、以下のようなものがあります。
- 来客時の応対
- 出迎え、見送り
- 不在時の接客対応
- 営業アポイントのお断り対応
- 会議室などへのご案内
- ドリンクサービス
レンタルオフィスの住所を法人登記すると、実際にクライアントや業者などが訪れる場合があります。
お取引先であれば、近くに来た際に挨拶しに寄ってくださるケースも少なくありません。
信用性を確認するために訪れるクライアントもいるようです。
なかには、融資の審査段階で金融担当者が登記住所の確認のために訪れることもあります。
そのため、レンタルオフィスで事業をするなら、来客対応があるところを選ぶのがおすすめです。
レンタルオフィスでの来客対応サービスの流れ
レンタルオフィスでの来客対応は、きちんと教育を受けたスタッフが対応します。
基本的な来客の流れは以下の通りです。
1．来客者へスタッフが共有オフィスであることを伝え、不在の場合は不在と伝える。
2．来客者の「名前・会社名・携帯電話・会社電話番号」などを伺い、名詞や資料などがある場合はスタッフが預かる。
3．その後、来客者とやり取りの内容を契約者へ報告
スタッフが常駐しているようなバーチャルオフィスの場合も上記のような流れで来客対応をしてもらえます。
来客対応可能なレンタルオフィスのチェックポイント
レンタルオフィスは料金やオフィス環境によってさまざまなタイプがあるため、必ずしも来客対応が可能とは限りません。
コストの低いレンタルオフィスの場合、人件費を下げるために秘書やスタッフを常駐していないレンタルオフィスもあります。
来客対応が可能なレンタルオフィスを選ぶ際、以下のポイントに注目してみましょう。
- 品格のある挨拶や接客態度であるか
- 交通アクセスが良好か
- オフィスの外観や内装に品があるか
- 清掃が行き届いているか（感染対策が行われているか）
- 来客時に使える会議室や個室の部屋数（必ず案内できるか）
- 事業によっては多言語対応であるか
オフィスの印象は企業そのものの印象と直結するため、重要な要素のひとつです。
サービス内容をよく吟味し、来客にふさわしいオフィスであるかどうかも選ぶ際に確認しておくといいでしょう。
レンタルオフィスは来客対応以外のサービスもある
レンタルオフィスには来客対応以外にも、以下のようなサービスも需要があります。
- 郵便物の受け取り・転送
- 電話の受け取り・対応
それぞれのサービス内容について紹介しましょう。
郵便物の受け取り・転送
法人登記している場合、オフィスの住所あてに手紙や荷物が届くこともあります。
レンタルオフィスは賃貸オフィスと同様に、郵便物を受け取れます。
受付にスタッフが常駐していないレンタルオフィスの場合はポストが設置されており、基本的に自分による管理が必要です。
受付にスタッフが常駐している場合は、代理で郵便物を受け取って一時保管し、契約者へ通知するという流れが一般的でしょう。
電話の受け取り代行・対応
電話はほとんど行わず、受け取ることがメインである場合、レンタルオフィスによっては電話代行サービスを利用できます。
オプション料金である場合が多く、契約すれば代行スタッフが電話対応を行うため、業務に集中できるのが大きなメリットです。
また、電話対応をするスタッフが受電・対応すれば、社員が数人いるような印象を持たれやすく、信頼度も高められます。
レンタルオフィスは来客対応可能なところを選ぼう
レンタルオフィスは来客対応が可能な、スタッフが常駐しているようなところを選ぶのがおすすめです。
事業によっては突然クライアントや取引先が訪れることも珍しくありません。
その際の対応は、事業の印象に大きく関わります。
弊社ライズオフィスでは、法人企業におすすめ格安・一等地のレンタルオフィス・バーチャルオフィスを用意しております。
法人登記が可能で、受電や郵便物の受け取りも可能ですので、ぜひご活用ください。
| | レンタルオフィス | バーチャルオフィス |
| 初期費用 | 0円 | 0円 |
| 月額費用 | 28,000円～ | 900円～（900円の場合は登記・郵便受取不可） |
| 住所 | 港区青山・港区赤坂・港区麻布・渋谷区渋谷・西新宿 | 港区青山・港区麻布・渋谷区渋谷・千代田区飯田橋・西新宿 |
| 法人登記 | 可 | 可（900円の場合は登記不可） |
| 資金調達 | 可 | 融資は一部可 |
| 許認可免許取得 | 可 | 不可 |
| 銀行口座作成 | 可 | 可 |
| 審査から契約まで | 最短3営業日 | 最短3営業日 |
