近年、働き方改革に伴いテレワークを導入する企業が増加しています。
さらに、新型コロナ感染拡大による緊急事態宣言などで、テレワークといった働き方を推奨する傾向が加速しました。
そこで生じるのが、テレワークにおける労務管理の課題。
今回はそんなテレワークの労務管理についての課題と、適切に行うコツについて紹介します。
テレワークにおいての労務管理の課題とは
自宅テレワーク導入によって生じる労務管理の課題は主に以下の4つ。
- 労働時間の把握
- 就業時間の把握
- 人事評価
- 労災認定
テレワークで従業員の姿がみえない状態を管理するのは難しく、様々な課題が残ります。
なぜこのような課題が残ってしまうのか、以下で一つずつ見ていきましょう。
労働時間の把握
テレワークでは、従業員の一人一人が抱える業務が見えず、作業量に偏りが生じる場合があります。
仕事をサボって休んでいたとしても、会社側には分からないのが現状。
反対に、多くの業務を抱えた従業員は、長時間労働に陥りやすくなってしまう場合もあるでしょう。
また、企業によっては、テレワークでの労働時間を自己申告制としているところもあります。
このように、正確な労働時間を管理できていないといった面がテレワークにおける大きな課題です。
就業状況の把握
労働時間の把握と同様、テレワークでは就業状況も分かりにくい面もあります。
自宅などのプライベートな空間で行うテレワークでは、仕事のオンオフの切り替えが上手くできない従業員もいるでしょう。
他にも、前述の長時間労働にも気付かれないといった問題もあります。
そのため、就業状況の把握には適切な工夫をする必要があるでしょう。
人事評価
就業状況が見えないテレワークでは、人事評価による判定も悩ましい問題です。
成果のある仕事であれば判定への苦悩もありませんが、成果が目に見えない仕事であるプロセスへの評価が困難となります。
その結果、納得のいかない人事評価に不満を抱く従業員がでてくるでしょう。
人事を重要にしている企業にとっては、大きな課題です。
労災認定
テレワーク中の労災にも、保険は適用されます。
しかし、一定の条件を満たしていなければいけません。
就業状況の分からないテレワーク中の労災認定には、取り組んでいる仕事内容が明らかになっていることが条件です。
その労災が取り組んでいる業務に関係していたのかが認定の基準となるため、就労状況は事前に把握してもらう等の工夫が必要でしょう。
テレワークにおける労務管理のコツとは
テレワークにおける労務管理の課題を解決するには、工夫や対策の改善が急務です。
以下3つの対策を検討してみましょう。
- 就業管理システムの導入
- Web会議システムの導入
- 新たな規則・評価制度を定める
適切な労務管理を執り行い、従業員や企業にとって快適なテレワーク制度にしましょう。
就業管理システムの導入
就労管理システムとは、Web上で勤怠管理ができるツールです。
勤怠管理システムを導入すれば、インターネットを介して自宅からでも出勤・退勤の打刻ができます。
同時に、打刻に合わせて給与計算ができるシステムの導入も検討しましょう。
ツールを組み合わせて導入すれば、適切な労働時間に合わせた給与計算が簡単にできます。
Web会議システムの導入
テレワークをする従業員全てにWeb会議システムの導入をしましょう。
Web会議システムを導入しておけば、テレワークでも業務に関する会議に参加できます。
従業員同士がWeb会議システムを介して顔を見せあうことで、仕事へのやる気を高められるでしょう。
また、テレワーク制度導入によるコミュニケーション不足の解消にも役立ちます。
新たな規則・評価制度を定める
テレワーク制度に合わせた新たな規則・評価制度を定めましょう。
会社に出勤している場合のよくある規則を例に、テレワーク用に変更・改訂する必要がある規則を紹介します
勤務体系の見直し・勤務時間外労働を原則禁止
勤務体系の見直し・勤務時間外労働を原則禁止とする場合は、在宅勤務手当てを取り決めましょう。
在宅勤務手当てでこれまでの残業代をカバーできれば、不平等なく勤務ができます。
休憩時間の見直し（一斉にとる・バラバラにとる）
休憩時間においては、業務の内容にもよるでしょう。
テレワークにおいては人目もないため、なんとなく休憩なしで業務を進める従業員もでてきます。
休憩時間は一斉または個別にとるのか、また個別の場合は申告制にするのかなど決めておけば、休憩なしで働くのを防止できます。
就業場所の報告・特定
テレワークをする場所についての報告・移動時は連絡を入れるなどを義務付ければ「就業状況の把握」の部分を埋められるかもしれません。
また、自宅でテレワークが難しい環境であれば、レンタルオフィスの利用もおすすめ。
テレワークのためのレンタルオフィスであれば、職場へ就業場所の報告が安易となり、万が一の労災認定もしやすくなるでしょう。
テレワーク時の人事評価制度の制定
テレワーク時の人事評価に関しては、評価項目を明確化しておくと適切な評価をつけられます。
例えば、月に何度かは1対1でWeb面談をするのもいいでしょう。
他にも、「いつまでに、何をするか」を明確な設定をしてもらい、そのプロセスを評価するなど、テレワークならではの評価項目を明確化しましょう。
テレワーク導入前に環境の見直しをしましょう
テレワークは、企業にとっても社員にとっても仕事しやすい環境です。
しかし、同時に今回紹介したようなデメリットもあります。
そのため、テレワークを導入する前には、一度社内の制度を見直してみましょう。
レンタルオフィスもテレワーク環境を整える一つなので、ぜひテレワーク導入もご検討ください。
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